Jedną z najważniejszych części skutecznego delegowania zadań jest określenie, które z nich można przekazać wirtualnej asystentce.
Może się wydawać, że to dość oczywiste i łatwe, jednak bardzo często jest to trudny i skomplikowany proces. Przynajmniej na początku!
Czym właściwie jest delegowanie zadań? To nic innego jak zlecanie zadań drugiej osobie, przekazywanie odpowiedzialności za zrobienie czegoś komuś innemu. Dzięki umiejętności delegowaniu zadań, można skupić się na kluczowych kwestiach w firmie.
O czym warto pamiętać przy delegowaniu zadań:
1. Zrób listę zadań, które są najbardziej czasochłonne, ale przynoszą najmniej korzyści. Mogą to być zadania administracyjne, typu uporządkowanie skrzynki mailowej, prowadzenie dokumentacji, raportów. Wszystkie te, które zajmują bardzo dużo Twojego czasu i odciągają Cię od kluczowych kwestii w firmie. Warto do tej listy dodać również wszystkie czynności, których nie lubisz lub nie potrafisz wykonywać. Możliwe, że chcesz prowadzić swój fanpage, publikować posty, grafiki, ale czujesz, że nie jest to Twoją mocną stroną. Oddelegowując takie zadania, odzyskasz spokój i będziesz pewny/a, że są one wykonane w sposób rzetelny i dokładny.
2. Przyjmij pomoc! – często prowadząc własną działalność chcemy wykonywać wszystko sami. Uważając, że tylko my sami potrafimy zrobić to najlepiej. Nie dopuszczamy do siebie myśli, że ktoś może nas wesprzeć w codziennych zadaniach. Warto czasami odpuścić, przyjąć pomoc i odzyskać czas, który można spożytkować na pozyskiwanie nowych klientów czy też własny rozwój. W momencie rozwoju firmy bardzo często stajemy przed dylematem jak sobie poradzić z natłokiem zadań. Przyjmowanie pomocy to nic innego jak umiejętność rozwijania siebie i swojej marki.
3. Na początku oddeleguj małe zadania – jeśli nie masz pewności czy wirtualna asystentka poradzi sobie z dużymi projektami na początku Waszej współpracy, spróbuj oddelegować mniejsze zadania. Dzięki temu zobaczysz jak sobie radzi i jakie są efekty jej pracy. Również w ten sposób, nauczysz się delegować zadania od mniejszych po większe. Jeśli dopiero uczysz się jak delegować, taka forma na początku może okazać się najbardziej korzystna.
4. Bądź cierpliwy/a i wskaż drogę – wirtualna asystentka specjalizuje się w kilku dziedzinach, ale zdarzają się sytuacje kiedy wykonuje zadanie po raz pierwszy. Najczęściej wirtualne asystentki same starają się rozwiązać problem, wyjść z inicjatywą. W takim przypadku zdarza się, że potrzebują więcej czasu. Aby wykonać zadanie w 100% musimy zgłębić temat, czasem nawet odbyć kurs czy szkolenie. Warto wtedy dać czas wirtualnej asystentce, a jeśli jest taka możliwość przeszkolić ją w konkretnej czynności. A to zaowocuje na przyszłość.
5. Jaka forma delegowania zadań jest dla Ciebie najbardziej odpowiednia? – zastanów się w jaki sposób lubisz przekazywać informację drugiej osobie. Czy jest to w formie maila, gdzie dokładnie opisujesz zadania do wykonania? Czy może lubisz porozmawiać i preferujesz spotkania na zoomie,teams lub skypie? A może udostępniasz listę zadań w arkuszu Google, gdzie wirtualna asystentka może wykreślać zakończone działania lub dopisywać swoje uwagi. Osobiście uważam, że warto przekazywać zadanie w formie pisemnej. Podczas rozmowy coś może umknąć, ważny temat może zostać pominięty.
6. Doceniaj wysiłek! – wirtualna asystentka działa na zapleczu, często po cichu wykonując powierzone zadania. Nie wychodzi przed szereg, jej nazwisko nie pojawia się nigdzie. Jednak realizuje zadania najlepiej jak tylko potrafi, wykorzystując przy tym swoją wiedzę oraz doświadczenie. Sukces jej Klienta to sukces jej samej. Będzie jej niezmiernie przyjemnie jak czasami usłyszy miłe słowo, że wykonała kawał dobrej roboty.
Delegowania zadań trzeba się nauczyć. Niektórym osobom przychodzi to zdecydowanie łatwiej, inni potrzebują czasu aby wdrożyć cały proces. Pomimo czasu i wysiłku, warto! Dzięki delegowaniu zadań wirtualnej asystentce można przede wszystkim zaoszczędzić cenny czas oraz skupić się na rozwoju firmy, ale także rozwinąć kompetencje.
Jeśli nadal masz wątpliwości czy poradzisz sobie z oddelegowaniem? Spróbuj małymi korkami wdrożyć moje zasady. Pamiętaj oddelegowanie zadań wirtualnej asystentce to przede wszystkim możliwość rozwoju dla Ciebie i firmy.
Zapraszam do kontaktu.